Thực tế, việc tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến cho mọi người một không gian rộng rãi, thoáng mát. Đồng thời, việc sắp xếp, trưng bày cũng dễ dàng hơn nên được nhiều doanh nghiệp, công ty, cá nhân lựa chọn. Tuy nhiên, các sự kiện ngoài trời vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không cẩn thận sẽ khó thành công. Vì vậy, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ bật mí cho bạn đọc kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả nhất.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời có thể hiểu đơn giản là lên ý tưởng nội dung, lên kịch bản, lên lịch trình, ngân sách chi tiêu, rủi ro và nhân sự sử dụng để chương trình ngoài trời diễn ra tốt đẹp. Thông thường, loại sự kiện này bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau như kinh phí, nội dung, chi phí vận hành, thời tiết, nhà tài trợ…
Một số loại hình sự kiện ngoài trời phù hợp với các sự kiện ngoài trời như: Hòa nhạc cuối năm, khai trương, ra mắt sản phẩm mới, đám cưới, sinh nhật, cắt băng khánh thành, tiệc sinh nhật, biểu diễn thời trang hay văn hóa – thể thao, teambuilding…
Ưu và nhược điểm của việc tổ chức sự kiện ngoài trời
Hiện nay, xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời đang rất được ưa chuộng và nhận được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng. Tuy nhiên, trước khi triển khai chương trình, chúng ta cũng cần hiểu rõ những hạn chế của tiệc ngoài trời để tránh những rủi ro tiềm ẩn:
Ưu điểm
- Khác với trong nhà, sự kiện ngoài trời được tổ chức ở không gian rộng, tạo cảm giác thoải mái, tận hưởng không khí trong lành.
- Thích hợp cho các buổi tiệc, teambuilding, nướng thịt, dã ngoại… gắn kết mọi người lại với nhau đầy cảm xúc.
- Đối với các sự kiện lớn, tổ chức ngoài trời sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với tổ chức trong nhà. Bạn không cần phải thuê phòng, điều hòa, hệ thống âm thanh, ánh sáng.
- Sự kiện ngoài trời cho phép khách hàng kết nối và tương tác với nhau, tạo ra bầu không khí tự nhiên hơn với các trò chơi.
- Mang đến cho con người cảm giác gần gũi, hòa hợp với thiên nhiên và thư giãn sau những ngày làm việc mệt mỏi.
Nhược điểm
- Thời tiết không ổn định sẽ ảnh hưởng đến quá trình diễn ra sự kiện, nắng nóng hay mưa to sẽ gây khó khăn cho việc di chuyển.
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng có thể bị hư hỏng hoặc hoạt động không tốt ở ngoài trời.
- Không gian mở ngoài trời cũng có thể gây ra rủi ro về an toàn và an ninh cho khách.
- Vấn đề vệ sinh cũng là một hạn chế lớn, các cơ sở ngoài trời có thể không có đủ cơ sở vật chất để phục vụ.
- Quản lý nhân sự sự kiện cũng là một thách thức, đặc biệt với những bữa tiệc đông người.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả nhất
Để tổ chức một chương trình tiệc ngoài trời thành công, người tổ chức cần có những kiến thức và kỹ năng cơ bản. Dưới đây là một số kinh nghiệm vận hành hiệu quả nhất mà chúng ta nên tham khảo và áp dụng:
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng nhất, chúng ta có thể dựa vào những tiêu chí sau:
- Xác định nội dung chính khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
- Khách mời của sự kiện ngày hôm đó là ai?
- Không gian sự kiện phải phù hợp với số lượng khách mời tham gia.
- Một số yếu tố quan trọng khác bao gồm: an ninh sự kiện, bãi đỗ xe rộng rãi, vị trí dễ nhìn và không quá khó di chuyển.
Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị sự kiện
Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi phải đồng bộ đầy đủ về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phụ kiện. Vì vậy, chúng ta cần chuẩn bị kỹ lưỡng bao gồm:
- Sân khấu được trang trí ấn tượng, chịu được tải trọng lớn, có mái che mưa, cổng chào, hàng rào…
- Nền in tên buổi lễ khổ lớn, kèm theo thông tin ngày giờ, đơn vị tổ chức…
- Hệ thống ánh sáng, âm thanh đảm bảo công suất cao.
- Bao gồm các phụ kiện trang trí: poster, hashtag, thảm đỏ, ô…
- Một số phụ kiện trang trí khác như poster, bảng hiệu, thảm, ô,…
Yếu tố thời tiết đảm bảo sự kiện diễn ra
Khi tổ chức các sự kiện ngoài trời, các doanh nghiệp, công ty, đơn vị nên hạn chế hoạt động trong thời gian trời mưa. Tránh ảnh hưởng đến hoạt động chương trình cũng như trải nghiệm của khách. Tốt nhất, ban tổ chức nên có hệ thống phông nền, ô, áo mưa đề phòng trường hợp thời tiết xấu ập đến bất ngờ khiến buổi lễ bị hoãn lại.
Chú ý khía cạnh pháp lý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Đối với hầu hết các sự kiện lớn, muốn được thông quan phải hoàn tất mọi thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước như:
- Thỏa thuận thuê MC, ca sĩ, vũ công biểu diễn.
- Giấy phép xác nhận việc thành lập từ địa phương và hợp đồng cho thuê tài sản cụ thể.
- Hợp đồng bao gồm âm thanh, ánh sáng và người vận hành.
- Ngoài ra còn một số giấy tờ bảo hiểm cần thiết khác.
An toàn, vệ sinh trong quá trình diễn ra sự kiện
Doanh nghiệp nên thuê đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh cho các sự kiện ngoài trời. Điều này sẽ giúp đảm bảo trật tự, vẻ đẹp trong mắt mọi người. Hoặc doanh nghiệp nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, đơn vị cung cấp dịch vụ luôn dọn dẹp không gian xung quanh để mang đến sự gọn gàng, thẩm mỹ và an toàn nhất.
Những sự kiện nào nên tổ chức ngoài trời?
Với không gian rộng rãi, thoáng mát, thuận tiện cho việc di chuyển, tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ phù hợp với các chương trình như:
- Hòa nhạc, nhạc EDM, lễ hội: Các sự kiện âm nhạc lớn hiếm khi được tổ chức trong nhà, bởi lượng khán giả rất đông và tiếng vang không xa.
- Lễ động thổ, khánh thành nhà máy hay lễ động thổ có thể được tổ chức ngoài trời.
- Hội chợ và triển lãm giới thiệu các sản phẩm, công nghệ và dịch vụ mới.
- Các sự kiện thể thao như bóng đá, đua xe đạp, giải golf, marathon, tennis… thường được tổ chức ngoài trời.
- Tổ chức lễ Valentine, Halloween, Giáng sinh, Quốc khánh… Bố trí ngoài trời kết hợp các hoạt động ăn uống và giải trí.
- Đám cưới, lễ trường thọ, sinh nhật, tết trung thu cho thiếu nhi.
W88Event – Công ty tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp
Trải qua hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ khắp cả nước, đội ngũ nhân viên của công ty tổ chức sự kiện W88event luôn có những bí quyết vàng để đảm bảo mỗi sự kiện đều có sự đổi mới, hấp dẫn mới và đi theo quỹ đạo đã định trước.
Là một trong những trung tâm tổ chức sự kiện W88event hàng đầu Việt Nam, W88Event sở hữu hệ thống thiết bị sự kiện hiện đại, chất lượng, luôn được kiểm tra, thay mới và cập nhật thường xuyên những trang thiết bị tiên tiến nhất, đáp ứng đa dạng nhu cầu tổ chức sự kiện trong nhà và ngoài trời, hội họp, liên hoan hay biểu diễn,… Do đó W88Event sẽ là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn.
Thông tin liên hệ:
- Văn phòng đại diện: 5 Ng. 76 Đ. Trung Văn, Trung Văn, Từ Liêm, Hà Nội
- CN Hồ Chí Minh: 491/1KL Đ. Lê Văn Sỹ, Phường 12, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh
- Email: w88event@gmail.com
- Website: https://w88event.com/
Qua bài viết này đã cung cấp thông tin về kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả nhất. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp!