Với từ khóa “ SOP là gì”, chúng ta có thể tìm thấy đa dạng thông tin từ rất nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, để chọn lọc được những thông tin chính xác đòi hỏi người đọc cần có khá nhiều thời gian. Vì vậy, để hiểu sâu hơn về thuật ngữ này chúng tôi xin giới thiệu với các bạn bài viết có nội dung xoay quanh chủ đề về SOP và quy trình thực hiện thao tác chuẩn SOP ra sao.
SOP là gì?
SOP là ký hiệu viết tắt các chữ cái đầu của cụm từ “ Standard Operating Procedure”, hay được hiểu đơn giản là quy trình thực hiện thao tác chuẩn. Thông qua đó, ta có thể thực hiện công tác sắp xếp công việc theo nguyên tắc nhất định của một chu trình khoa học. Với việc sử dụng quy chuẩn này, công việc hướng dẫn và giám sát nhân viên đối với quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó, chất lượng công việc được cải thiện, đạt hiệu quả cao.
Thuật ngữ SOP sẽ được sử dụng rất đa dạng trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực như: Dịch vụ, giáo dục, nhân sự…Khi áp dụng quy trình này, cấp trên có thể giám sát được việc làm của từng bộ phận. Từ đó, quản lý có thể điều chỉnh cách thức làm việc và thái độ của nhân viên hướng tới hiệu quả công việc.
Vai trò của SOP trong vận hành ra sao?
Ứng dụng vận hành SOP trong doanh nghiệp không chỉ quản lý được một bộ phận nhỏ mà còn áp dụng với cả một tập thể lớn, tạo sự liên kết giữa các bộ phận. Một cá nhân có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ tập thể. Vì vậy để đạt được kết quả cao, việc ứng dụng SOP nắm giữ một vai trò rất quan trọng.
- Thứ nhất, quản lý có thể hướng dẫn công việc, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên nhanh chóng và chính xác.
- Thứ hai, SOP là căn cứ đánh giá, thưởng phạt nhân viên cũng như đề bạt thăng tiến.
- Thứ ba, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian làm việc và giảm thiểu sai sót cũng như rủi ro.
Quy trình vận hành chuẩn SOP
Để áp dụng quy trình SOP một cách hiệu quả, bạn nên tham khảo các quy chuẩn vận hành của SOP không chỉ với nhân viên mà cả với cấp quản lý.
Quy chuẩn đối với nhân viên
Với quy trình vận hành chuẩn SOP, bất cứ giai đoạn nào, bộ phận nào cũng trở thành những mắt xích quan trọng của quá trình. Ở phía nhân viên, những người trực tiếp tham gia công việc ở nhiều vị trí, bộ phận khác nhau cần có thái độ làm việc năng nổ, đề cao trách nhiệm cá nhân và chịu sự quản lý của lãnh đạo.
Bên cạnh đó, luôn cố gắng trở thành nhiên viên gương mẫu: Không tự ý bỏ việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao… đồng thời thẳng thắn đưa ra ý kiến cá nhân để xây dựng tập thể.
Quy chuẩn đối với quản lý
Quản lý là đầu mối quan trọng cho chu trình chuẩn SOP. Người quản lý có trách nhiệm nặng nề hơn nhân viên, chính vì vậy đòi hỏi lượng kiến thức chuyên môn cao, nghiệp vụ chuyên môn tốt cùng thái độ làm việc tích cực.
Quản lý là người trực tiếp hướng dẫn công việc cho cấp dưới, là người phát hiện và xử lý nghiêm khắc sai phạm. Nhà quản lý tuyệt đối không để cá nhân ảnh hưởng tới công việc, luôn công bằng và đặc biệt phải biết lắng nghe những phản hồi của cấp dưới.
Hi vọng qua bài viết này bạn đã nắm được khái niệm “ SOP là gì”. Để vận hành tốt nhân sự, bạn hoàn toàn có thể tham khảo quy trình này để áp dụng vào chính doanh nghiệp của mình.