Tên doanh nghiệp là cơ sở để phân biệt một doanh nghiệp cụ thể với các doanh nghiệp khác và là cơ sở để tạo dựng thương hiệu trên thị trường. Vì vậy, tên doanh nghiệp không được đặt giống hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác. Vậy bạn muốn thay đổi tên công ty cần làm gì? Quy trình thay đổi như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết sau nhé.
Tên công ty là gì?
Tên công ty là tên doanh nghiệp được ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Tên công ty bao gồm (i) tên tiếng Việt của doanh nghiệp (ii) tên viết bằng tiếng nước ngoài (tiếng Anh) (iii) tên viết tắt của doanh nghiệp.
Khi thành lập doanh nghiệp bắt buộc phải có tên doanh nghiệp viết bằng tiếng Việt, tên và các chữ viết tắt bằng tiếng nước ngoài (có thể có hoặc không).
Tên công ty là một trong những thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi thành lập doanh nghiệp, việc lựa chọn một cái tên phù hợp với pháp luật và quan niệm phong thủy Á Đông là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp.
Những lưu ý khi đặt tên doanh nghiệp
- Tên tiếng Việt và tên tiếng Anh của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên toàn quốc.
- Tên viết tắt của doanh nghiệp không được trùng với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
- Doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (còn gọi là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) có tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì không phải đăng ký thay đổi tên.
- Tên doanh nghiệp không được trùng với nhãn hiệu nổi tiếng, là nhãn hiệu đã được đăng ký bản quyền trước khi đặt tên doanh nghiệp.
Làm thế nào để nhận biết tên doanh nghiệp giống hoặc trùng dễ gây nhầm lẫn?
- Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống với tên doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký.
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng đã đăng ký của doanh nghiệp tương tự về số tự nhiên, số thứ tự hoặc chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W ngay sau tên riêng của doanh nghiệp hoặc bị tách bằng một khoảng trống.
- Điểm khác biệt duy nhất giữa tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký với tên riêng của doanh nghiệp tương tự đã đăng ký là các ký hiệu “&” hoặc “và”, “.”, “,”, “+”, “-”, “_ “.
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký và tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký chỉ được phân biệt bằng ký tự “Tân” đứng trước hoặc ký tự “Mới” đứng trước hoặc sau trong phần đăng ký của đối tượng đăng ký.
- Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký ở các từ như “Miền Bắc”, “Miền Nam”, “Miền Trung”, “Miền Tây”, “Miền Đông”.
- Tên riêng của doanh nghiệp trùng với tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký.
Có nên thay đổi tên công ty?
Việc thay đổi tên công ty có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như thay đổi hình thức doanh nghiệp, nhận chuyển nhượng công ty từ thành viên/cổ đông khác, quan niệm phong thủy phương Đông,…
Doanh nghiệp có quyền quyết định việc đổi tên trong quá trình hoạt động, nghĩa là đổi tên theo nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, cũng có trường hợp doanh nghiệp buộc phải đổi tên theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 19 khoản 2 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về Sở hữu công nghiệp. doanh nghiệp phải được đăng ký để thay đổi tên của nó.
Cách đặt tên của doanh nghiệp hợp pháp
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có quyền thay đổi tên gọi nếu thấy cần thiết nhưng phải đảm bảo các nguyên tắc và quy định của pháp luật hiện hành. Vậy quy tắc đặt tên công ty như thế nào? Chúng được quy định tại văn bản pháp luật nào? Có nhất thiết phải tuân thủ?
Điều 38, 39, 40, 41, 42 Luật Doanh nghiệp và Chương 3 Nghị định-Luật số 78/2015/NĐ-CP quy định nguyên tắc và điều kiện đặt tên doanh nghiệp. Do đó, tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên công ty đã đăng ký trên toàn quốc. Tên đặt trùng với tên của đơn vị bị giải thể, trừ cách viết hoa. Ngoài ra, tên doanh nghiệp mới còn phải có đủ 2 yếu tố là loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
Theo hướng dẫn tại Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 18, 19 Nghị định-Luật số 78/2015/NĐ-CP, tên công ty được quy định như sau:
Tên công ty tiếng Việt
Tên tiếng Việt của công ty bao gồm 2 yếu tố:
Loại hình công ty: Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, khi thành lập công ty, bạn có thể lựa chọn loại hình phù hợp theo quy định của pháp luật.
Ví dụ:
- Công ty cổ phần có tên gọi như sau: “Công ty cổ phần” / “công ty cổ phần”
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), tên viết là “Single Member Limited Limited Company”/ “Công ty TNHH”
- Tên công ty hợp danh được viết là “HD company”/”partnership”
- Tên doanh nghiệp tư nhân được viết là “DNTN”/“TN Enterprise”.
Tên riêng công ty: là tên riêng được viết bằng các chữ cái tiếng Việt theo bảng chữ cái hiện hành và các chữ cái J, Z, F, W. Ngoài ra, tên riêng có thể có dấu. Tên công ty cần gắn với trụ sở chính, địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty. Không nêu tên các công ty vi phạm lệnh cấm đặt tên:
- Tên công ty không được gây nhầm lẫn hoặc trùng với tên của công ty khác đã đăng ký, ghi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp công ty đã có quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án. Có giá trị pháp lý hoặc bị giải thể theo quy định.
- Tên đơn vị sử dụng tên của lực lượng vũ trang nhân loại, cơ quan nhà nước, tổ chức quy định tại Điều 39 khoản 2, trừ trường hợp được sự đồng ý của đơn vị, tổ chức, cơ quan đó.
- Các biểu tượng, từ ngữ sử dụng trong tên gọi vi phạm đạo đức xã hội, thuần phong mỹ tục, truyền thống văn hóa, lịch sử của dân tộc.
Tên công ty bằng tiếng nước ngoài
Tên công ty tiếng nước ngoài là tên công ty bằng tiếng Việt được dịch sang một ngôn ngữ khác dựa trên bảng chữ cái Latinh như tiếng Anh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, danh từ riêng có thể được giữ nguyên hoặc chuyển nghĩa tương ứng.
Tên viết tắt của tên công ty là tên viết tắt của tên công ty bằng tiếng Việt hoặc tên công ty bằng tiếng nước ngoài.
Cách đặt tên công ty hay nhất
Thứ nhất: Trước khi đặt tên công ty, bạn nên kiểm tra và truy vấn tên trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Lưu ý khi tra cứu tên công ty trong hệ thống, bạn chỉ cần nhập tên riêng của công ty chứ không cần nhập tên đầy đủ hay loại hình doanh nghiệp. Nếu trong tên có các chữ như: East, West, South, North, Tan, New… thì khi vào tìm kiếm cần bỏ chữ này đi để xác định chính xác tên công ty.
Thứ hai: Nắm rõ các quy định pháp lý của công ty đặt tên để tránh trường hợp đặt tên không phù hợp và bị từ chối.
Thứ ba: Chọn tên ngắn gọn, súc tích, dễ nhớ khi đặt tên. bởi vì:
- Tên công ty cần thể hiện được chức năng chính của công ty, qua đó bạn có thể biết được công ty muốn kinh doanh lĩnh vực gì, đồng thời để lại ấn tượng với khách hàng, đối tác.
- Tên quá dài gây khó khăn trong giao dịch, nên đặt tên ngắn gọn hơn nhưng vẫn tốt hơn.
- Tên doanh nghiệp cần gợi hình ảnh, thương hiệu để khi nhắc đến tên khách hàng có thể hình dung ngay đến sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Do đó tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất và hoạt động.
Ví dụ về cách đặt tên công ty
Ví dụ khi bạn muốn đặt tên công ty là Công ty TNHH Tư vấn Đầu tư Xuân An. Trong đó:
- Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Ngành nghề kinh doanh đứng tên công ty: Tư vấn đầu tư
- Tên: Xuân An.
Tên đặt trên sẽ thể hiện được ngành nghề kinh doanh chính cũng như chức năng và loại hình công ty.
Khi nào nên đổi tên công ty?
Việc thay đổi tên công ty có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như thay đổi hình thức doanh nghiệp, nhận chuyển nhượng công ty từ thành viên/cổ đông khác, quan niệm phong thủy phương Đông,…
Doanh nghiệp có quyền quyết định việc đổi tên trong quá trình hoạt động, nghĩa là đổi tên theo nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, cũng có trường hợp doanh nghiệp buộc phải đổi tên theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 19 khoản 2 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về Sở hữu công nghiệp. doanh nghiệp phải được đăng ký để thay đổi tên của mình.
Quy trình thay đổi tên công ty
Quy trình thay đổi tên công ty như sau:
- Bước 1: Chọn tên công ty mới khi thay đổi. Doanh nghiệp sẽ lựa chọn đặt tên công ty mới dựa trên hướng dẫn của chúng tôi ở trên
- Bước 2: Tra cứu, tìm tên doanh nghiệp mới để đánh giá khả năng đăng ký. Truy vấn tên công ty giúp thương nhân đánh giá được tên công ty mới đăng ký có giống hay nhầm lẫn với tên công ty đã đăng ký trước đó hay không?
- Bước 3: Soạn thảo hồ sơ và thay đổi tên công ty theo yêu cầu. Sau khi xác định được tên công ty mới có thể đăng ký, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo hướng dẫn chi tiết dưới đây của chúng tôi.
- Bước 4: Nộp hồ sơ thay đổi tên công ty đến Phòng đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi tên công ty sẽ được gửi tới Cơ quan đăng ký thương mại để đánh giá nội dung thông qua cổng thông tin trực tuyến của công ty. Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký, cơ quan đăng ký công nghiệp và thương mại sẽ xem xét các hồ sơ doanh nghiệp đã nộp bởi các chuyên gia, xem xét và cấp giấy chứng nhận đăng ký công nghiệp và thương mại thay đổi cho doanh nghiệp.
- Bước 5: Khắc dấu công ty theo tên công ty mới. Sau khi doanh nghiệp đã đăng ký với ngành công thương, trước khi sử dụng hợp pháp con dấu mới, doanh nghiệp phải khắc lại con dấu pháp nhân của công ty với tên mới.
Hồ sơ thay đổi tên công ty
Hồ sơ đổi tên công ty cổ phần
Hồ sơ đổi tên Mỗi loại hình công ty đều có những điểm giống và khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ cần thiết để thay đổi tên công ty cổ phần:
- Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thay đổi tên;
- Biên bản họp hội đồng quản trị về việc đổi tên;
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, đặc biệt là thay đổi tên;
- Thông báo cập nhật số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (nếu doanh nghiệp chưa có thông tin);
- Giấy ủy quyền của người thực hiện thủ tục (nếu người đại diện không trực tiếp thực hiện thủ tục).
Hồ sơ thay đổi công ty 1 thành viên, 2 thành viên trở lên
- Thông Báo Đổi Tên GPKD
- Thông báo cập nhật số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (nếu chưa có thông tin)
- Chủ sở hữu/ Ủy ban thành viên Quyết định về việc thay đổi tên
- Bản họp của hội đồng thành viên về việc đổi tên
- Giấy ủy quyền của người thực hiện thủ tục.
Sau khi thay đổi tên công ty cần làm gì?
Sau khi thay đổi tên công ty trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:
- Khắc lại con dấu công ty và đăng tải việc sử dụng con dấu mẫu lên cơ sở dữ liệu quốc gia;
- Hủy hóa đơn cũ đang sử dụng (nếu vẫn sử dụng hóa đơn đặt in) và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với thông tin doanh nghiệp mới;
- Thông báo và đăng ký thay đổi thông tin chi tiết về chủ sở hữu tài khoản ngân hàng của công ty;
- Thông tin cho các đối tác đã ký hợp đồng dịch vụ
- Thông báo và nộp hồ sơ đính chính thông tin tên chủ sở hữu trên hồ sơ đăng ký thông tin chủ sở hữu;
Xử lý hóa đơn cũ sau khi thay đổi
Theo Công văn 2010/TCT-TVQT, Mục 4 Điều 1 hướng dẫn thực hiện một phần của Thông tư số 39/2014/TT-BTC:
- Số hóa đơn in tên, địa chỉ trên các hóa đơn đã lập thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, nếu tên, địa chỉ có thay đổi nhưng mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp không thay đổi.
- Chẳng hạn như tổ chức doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt thì phải đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tên, địa chỉ in sẵn theo tiêu chuẩn để tiếp tục sử dụng và gửi đi.
- Hóa đơn được sử dụng ngay bằng cách thông báo điều chỉnh với cơ quan thuế có thẩm quyền trực tiếp trên Thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC).
Trường hợp tổ chức không có nhu cầu sử dụng những số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy số hóa đơn chưa sử dụng, thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế có thẩm quyền và thông báo cấp hóa đơn mới.
Về khắc dấu công ty
Hiện nay theo quy định của “Luật doanh nghiệp” thì con dấu doanh nghiệp do doanh nghiệp tự quản lý. Do đó, sau khi công ty đổi tên chỉ cần khắc lại con dấu đảm bảo phù hợp với tên công ty, không cần phải làm thủ tục doanh nghiệp bắt buộc. Nếu bạn không có thời gian thì bạn có thể tham khảo các dịch vụ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trọn gói tại các công ty dịch vụ.
Một số lưu ý khi thay đổi tên công ty
Công bố thông tin sau khi đổi tên công ty
Công bố thông tin là thủ tục bắt buộc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Căn cứ theo quy định tại Điều 45 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2022 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư và các hành vi vi phạm về yêu cầu công bố.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
- Không đăng nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia đúng thời hạn quy định.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm.
Công ty Song Kim – Dịch vụ thay đổi tên doanh nghiệp
Trải qua hơn nhiều năm hình thành và phát triển, Song Kim đã giành được sự tin tưởng tuyệt đối của nhiều khách hàng bằng sự chuyên nghiệp, tận tâm và hiểu biết sâu sắc về pháp luật. Song Kim có đội ngũ luật sư và chuyên gia đến từ các trường đại học hàng đầu trong nước, kết hợp với kinh nghiệm thực tiễn phong phú, tự tin sẽ làm hài lòng mọi khách hàng. Trong quá trình thực hiện dịch vụ thay đổi tên công ty, chúng tôi sẽ thực hiện các công việc sau:
- Gợi ý cách đặt tên công ty để khách hàng tham khảo và lựa chọn.
- Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi tên công ty.
- Tư vấn và hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu thay đổi tên công ty.
- Soạn thảo hồ sơ và hướng dẫn khách hàng ký hồ sơ thay đổi tên công ty.
- Trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và theo dõi tình trạng hồ sơ. Thay đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên gia.
- Nhận kết quả và trao cho khách hàng, hướng dẫn khách hàng các thủ tục thay đổi tên công ty liên quan.
- Tư vấn và xử lý các vấn đề liên quan khác.
Khi sử dụng dịch vụ tại Song Kim bạn sẽ tiết kiệm chi phí khá nhiều nhưng chất lượng và hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 2/1/9 Đường số 84 Cao Lỗ, Phường 4, Quận 8, Tp.HCM
- Điện thoại: 028 66 744 447 – Hotline: 0908 714 741
- Website: https://ketoansongkim.vn
- Email: info@ketoansongkim.vn
Một số thắc mắc về thay đổi tên công ty
Thay đổi tên công ty có làm thay đổi mã số thuế không?
Mã số doanh nghiệp do Hệ thống thông tin đăng ký công thương quốc gia tổng hợp, cấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã duy nhất không thể sử dụng lại cho các doanh nghiệp khác. Do đó, việc thay đổi tên doanh nghiệp không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp.
Việc thay đổi tên doanh nghiệp có ảnh hưởng đến việc nộp thuế không?
Thay đổi tên công ty không phải quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chữ ký số, hóa đơn khi tên công ty thay đổi. Cơ quan đăng ký công thương sẽ đẩy thông tin thay đổi sang cơ quan thuế nên thông tin kê khai thuế đã được cập nhật theo thông tin tên mới, doanh nghiệp không cần khai báo thay đổi với cơ quan đăng ký thuế.
Có phải thay đổi nhãn hiệu đã đăng ký để thay đổi tên công ty?
Doanh nghiệp đã đăng ký nhãn hiệu và được cấp giấy chứng nhận, khi đổi tên chỉ cần thay đổi thông tin tên doanh nghiệp trên giấy chứng nhận nhãn hiệu, không cần thay đổi nhãn hiệu đã đăng ký. Tuy nhiên, nếu tên công ty mới khác hoàn toàn với nhãn hiệu đã đăng ký thì công ty nên đăng ký nhãn hiệu mới tương ứng với tên công ty mới để nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu của công ty.
Thời gian đổi tên công ty mất bao lâu?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, cơ quan đăng ký công thương thực hiện thay đổi tên doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Tuy nhiên, sau khi đổi tên công ty trên đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thời gian để đổi dấu, đổi giấy phép và các giấy tờ liên quan đến tên công ty.
Trên đây là tổng hợp những thông tin cần biết về thay đổi tên công ty cần làm gì mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Hi vọng bạn có thêm thông tin bổ ích qua bài viết trên.