Thuật ngữ Proposal là một khái niệm mới trong lĩnh vực Marketing hiện đại. Cùng chúng tôi tìm hiểu rõ hơn về khái niệm Proposal là gì và cách viết một Proposal đúng chuẩn.
Khái niệm Proposal là gì?
Proposal được hiểu là những đề xuất, một dạng nội dung để trình bày các ý tưởng, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện dành cho một dự án, công trình. Hình thức trình bày của proposal thông thường sẽ là là Word, Excel và Power point để diễn đạt các ý tưởng đế đối tác, khách hàng.
Nội dung của bản Proposal sẽ tập trung làm sáng tỏ các câu hỏi:
- Sẽ làm gì?
- Người thực hiện?
- Địa điểm.
- Thời gian.
- Mục đích.
- Khả năng thực hiện.
Việc thực hiện bản marketing proposal có nhiều ưu điểm như:
- Nâng cao sự tin tưởng giữa công ty bạn với khách hàng, góp phần xây dựng mối quan hệ lâu bền giữa hai bên.
- Tạo sự nổi bật giữa bạn với các công ty đối thủ khác trong cùng lĩnh vực, từ đó giúp bạn thuyết phục khách hàng tốt hơn và tạo uy tín cao hơn trong lĩnh vực mà công ty bạn đang hoạt động.
- Truyền đạt rõ ràng hơn những dịch vụ mà công ty mình sẽ cung cấp tới khách hàng.
Nội dung của một bản Proposal gồm những phần nào?
Cách viết Proposal không quá phức tạp, nhưng để diễn đạt tốt ý tưởng cho khách hàng và đối tác thì người thực hiện Proposal cần nắm rõ cấu trúc của bản Proposal.
Giới thiệu
Trong phần Giới thiệu cần thể hiện đầy đủ các thông tin:
- Tên dự án, chương trình và hình thức.
- Giới thiệu bạn ai và tại sao bạn gửi proposal này.
- Thành viên tham gia dự án.
- Người chịu trách nhiệm chính.
- Nêu rõ những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo
- Khung nội dung chương trình.
- Cung cấp đầy thông tin liên hệ.
Trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái proposal.
Đặt khách hàng là trung tâm
Để tạo được bản Proposal thành công thì người viết cần đặt khách hàng làm trung tâm. Theo đó, sẽ chứng minh công ty bạn hiểu những gì khách hàng tiềm năng cần và muốn. Các nội dung cần có trong phần này bao gồm:
- Nêu lí do tại sao thực hiện chương trình.
- Lợi ích của các bên tham gia.
- Liệt kê khung thời gian chương trình diễn ra và địa điểm tổ chức.
Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng
Với tiêu chí nhấn mạnh vào khách hàng thì phần này, bạn cần mô tả về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn.
Những ý tưởng cụ thể phù hợp với insight khách hàng mà bạn đã tìm hiểu trước sẽ tăng thêm tính hiệu quả cho Proposal.
Với những mẫu proposal đơn giản chỉ cần trình bày ngắn gọn và đưa ra các giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Còn những Proposal lớn thì cần thêm các nội dung khác nữa, như: Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development…
Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn.
Sau khi trình bày tất cả các thông tin về ý tưởng dự án thì nội dung Proposal cần đề cập đến trong phần cuối chính là chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn. Sẽ thuyết phục hơn cho đối tác, khách hàng rằng công ty bạn có bề dày về kinh nghiệm cũng như các vấn đề chuyên môn.
- Giới thiệu lịch sử công ty.
- Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team.
- Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công việc tương tự và danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện.
- Các giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lòng.
Sai lầm thường gặp khi viết Proposal
Làm mất hứng thú của đối tác, khách hàng
Đánh trúng vào insight khách hàng với những suy nghĩ, sự quan tâm của họ sẽ giúp cho bạn dành được nhiều thiện cảm hơn và tất nhiên, sự thành công của bản Proposal chuyên nghiệp cũng vì vậy mà tốt hơn.
Tập trung vào các kinh nghiệm và đối tác của mình
Chỉ nên đề cập các thông tin về kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng hay các thành tựu của công ty bạn ở phần cuối bản Proposal. Việc nhắc lại nhiều lần sẽ gây nhàm chán và tâm lý hoài nghi cho khách hàng.
Thay vào đó, hãy lựa chọn những giá trị mà khách hàng quan tâm như:
- Tôi được lợi gì với đề xuất này?
- Những đề xuất liên quan trực tiếp đến lợi ích của khách hàng.
Khách hàng của bạn sẽ nhận được lợi ích gì nếu tổ chức sự kiện theo proposal của bạn?
Mục đích của khách hàng khi muốn tổ chức sự kiện có được giải quyết nếu thực hiện theo proposal của bạn đưa ra hay không?
Cách viết một bản Proposal thành công
Để viết thành công một bản Proposal chuyên nghiệp, bạn cần thực hiện đầy đủ và hiệu quả các nội dung chính. Một số bước cơ bản khi tiến hành viết Proposal gồm có:
Khảo sát khách hàng
Tệp khách hàng với insight cụ thể sẽ giúp cho thông điệp Proposal được truyền đi hiệu quả nhất. Do đó, khảo sát khách hàng chính là một trong những bước quan trọng cần thực hiện.
Một số câu hỏi khi khảo sát khách hàng như:
- Khó khăn họ đang gặp phải là gì?
- Họ đã có những nguồn lực nào để giải quyết khó khăn trên?
- Họ sẽ giải quyết những khó khăn trên trong khoảng thời gian như thế nào?
- Doanh nghiệp sẽ đo lường hiệu quả của những giải pháp bằng công cụ gì?
Đề xuất những công việc sẽ phải thực hiện
Việc nắm rõ các yếu tố về nguồn lực, thời gian và kinh phí khi triển khai một chiến dịch Marketing là điều quan trọng. Do đó, bản marketing proposal cần xác định rõ kênh truyền thông sẽ được sử dụng để tiếp thị sản phẩm, lịch thực hiện các bước và các công cụ đo lường hiệu quả của chiến dịch marketing.
Thời gian thực hiện các hoạt động
Xác định rõ khoảng thời gian triển khai các công việc cần cho chiến dịch. Thời gian này được xác định dựa trên cơ sở nguồn lực sẵn có của khách hàng.
Kinh phí và các điều khoản trong hợp đồng
Trong bản Proposal, yếu tố kinh phí và các điều khoản cần làm rõ.
- Chi phí (theo đơn vị thời gian); hoặc chi phí trọn gói (tính theo dịch vụ).
- Các điều khoản liên quan tới việc chi trả (như chi phí sẽ được trả ngay lúc bắt đầu chiến dịch, hoặc được chi trả sau khi các dịch vụ được hoàn thành,…).
- Điều kiện làm việc (tại địa điểm cố định, hay được phép lựa chọn linh hoạt).
- Những điều khoản liên quan tới việc thanh lý hợp đồng.
- Các điều khoản khác.
Phương pháp đo lường hiệu quả
Việc đo lường hiệu quả do chiến dịch marketing mang lại sẽ đánh giá được mức độ thành công của sự án và nâng cao sự tin tưởng của hai bên cũng như có những điều chỉnh cần thiết. Một số công cụ đo lường của Marketing hiện nay như Google Analytics, Webmaster, Facebook Ads,…
Tham khảo các mẫu Proposal template đẹp ở đâu?
Nếu bạn đang cần tham khảo các mẫu Proposal tempate cho dự án của mình thì hãy thử xem những mẫu Proposal có sẵn dưới đây. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức thiết kế của mình với một mức giá hợp lý. Ngoài ra, các phần mềm thiết kế Proposal này cũng có sẵn các tính năng như: Tracking, chữ ký điện tử,… để đem lại hiệu quả tối ưu nhất.
Better Proposals
Website cung cấp mẫu Proposal chuyên nghiệp Better Proposals với giá từ 13$/người/tháng với 10 bộ proposal. Ngoài các mẫu template có sẵn, đi kèm với các tính năng đo lường, chữ ký số, và tùy chỉnh tên miền.
Proposify
Website có Proposal mẫu giá 19$ sẽ được dùng trong 1 tháng với 3 user. Website này cung cấp những tính năng đi kèm như thông báo, đo lường, chữ ký số. Kho Proposal mẫu khá phong phú với hàng trăm mẫu thiết kế khác nhau và được tùy chỉnh cho từng ngành nghề.
Qwilr
Các mẫu Proposal Marketing theo template có sẵn trên Qwilr sẽ mang đến cho người dùng thư viện mẫu Proposal khổng lồ với giá 29$/tháng/3 user.
Các website Freelance
Tại các trang web Freelance, khách hàng có thể liên hệ với những người có thể thực hiện công việc của mình với chi phí phù hợp. Điểm qua một số địa chỉ website mà bạn có thể tham khảo như:
- Fiverr: Tại website Fiverr, khách hàng có thể tìm thấy những freelancer từ khắp nơi trên thế giới. Bạn có thể tìm thấy được người thực hiện công việc của bạn với chi phí hợp lý.
- 99Designss: Điểm hay của website này là các designer sẽ phải thi đấu với nhau và quyết định ai là người chiến thắng sẽ thuộc về bạn.
- Indeed dot com: Đây là Website mạnh về những thiết kế các tài liệu Marketing.
- Freelancer dot com Đây là một website tuyệt vời cho các chủ doanh nghiệp nhỏ tìm kiếm và thuê các freelancer thực hiện các yêu cầu của mình.
Chia sẻ kinh nghiệm viết một bản marketing Proposal hoàn hảo
Nếu bạn đang lên kế hoạch để viết một bản Marketing Proposal chuyên nghiệp, hãy bỏ túi ngay 04 tips chia sẻ dưới đây nhé!
- Thể hiện phong cách cá nhân riêng của bạn nhưng vẫn phải tập trung giải quyết vấn đề của đối tác.
- Xây dựng những cuộc đối thoại cởi mở với đối tác, để họ trình bày nhiều hơn. Từ đó có thể hiểu hơn được yêu cầu, nguyện vọng của đối tác mà có những điều chỉnh hoặc thiết kế bản Proposal chuẩn nhất.
- Đặt câu hỏi. Đây sẽ là cách giúp bạn chủ động điều hướng cuộc đối thoại. Như đã nói ở trên, việc hiểu rõ khách hàng, đối tác hoàn toàn có lợi cho bạn trong việc cung cấp các giá trị, hiệu quả phù hợp với
- Sửa và chỉnh sửa nhiều lần trước khi trình bày trước đối tác. Việc kiểm tra, chỉnh sửa kỹ càng trước khi trình bày trước đối tác là cách giúp bạn nắm rõ hơn về bản Marketing Proposal của mình, đồng thời phát hiện những lỗi, những điểm bất hợp lý trong bản Proposal đó. Từ đó có những điều chỉnh, xử lý kịp thời. Việc nắm rõ và am hiểu chính nội dung bản Proposal sẽ giúp bạn ghi điểm hơn trong mắt khách hàng, đối tác về sự chuẩn xác, chuyên nghiệp và cẩn trọng.
Trên đây là những chia sẻ về khái niệm Proposal là gì và Cách viết một bản Proposal chuẩn nhất. Hi vọng, bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn.